Entsorgen von Akten

Aktenentsorgung: Tipps und Best Practices

Beim Entsorgen von Akten und sensiblen Dokumenten ist es wichtig, Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Hier sind einige Tipps und Best Practices:

1. Datenschutzgesetz einhalten:
- Halten Sie sich an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationale Datenschutzgesetze.
   Informieren Sie sich über die spezifischen gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfristen und die sichere Vernichtung von Akten.

2. Aktenvernichter verwenden:
- Nutzen Sie Aktenvernichter mit mindestens Sicherheitsstufe P-3 oder höher (je nach Sensibilität der Daten).
  Für sehr vertrauliche Dokumente sollten Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-5 oder höher verwendet werden.

3. Professionelle Aktenvernichtung:
- Ziehen Sie die Dienste eines zertifizierten Aktenvernichtungsunternehmens in Betracht.
  Achten Sie darauf, dass das Unternehmen nach DIN 66399 bzw. 21964 zertifiziert ist.

4. Interne Richtlinien erstellen:
- Erstellen Sie klare interne Richtlinien zur Aktenvernichtung.
  Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig in den entsprechenden Verfahren und Datenschutzanforderungen.

5. Dokumentation der Vernichtung:
- Führen Sie ein Protokoll über die Vernichtung der Akten.
  Bewahren Sie Nachweise und Vernichtungszertifikate auf.

6. Regelmäßige Aktenvernichtung:
- Setzen Sie regelmäßige Intervalle zur Überprüfung und Vernichtung von Akten.
  Vermeiden Sie das Ansammeln von überflüssigen Dokumenten.

7. Sichere Aufbewahrung vor der Vernichtung:
- Lagern Sie zu vernichtende Dokumente in verschlossenen Containern oder Räumen.
  Vermeiden Sie den unautorisierten Zugriff auf sensible Akten.

Vorteile der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung

- Schutz vor Identitätsdiebstahl:

Durch die sichere Vernichtung verhindern Sie, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten.

- Einhaltung von Gesetzen:

Sie vermeiden Bußgelder und rechtliche Konsequenzen durch die Einhaltung der Datenschutzvorgaben.

- Platzersparnis:

Regelmäßige Aktenvernichtung schafft Platz und sorgt für ein aufgeräumtes Büro.

- Nachhaltigkeit:

Viele professionelle Aktenvernichter bieten Recyclingservices an, die umweltfreundlich sind.

Fazit:

Die sichere und gesetzeskonforme Entsorgung von Akten ist essenziell für den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Durch den Einsatz von geeigneten Aktenvernichtern oder die Beauftragung zertifizierter Dienstleister können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente ordnungsgemäß und sicher vernichtet werden.

Die Kosten für die Entsorgung von Akten

Diese können je nach Methode und Umfang der Entsorgung variieren. Hier sind einige Faktoren, die die Kosten beeinflussen, sowie Tipps, wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.

1. Menge der Akten:
- Die Menge der zu entsorgenden Akten hat einen direkten Einfluss auf die Kosten. Größere Mengen erfordern mehr Zeit und Ressourcen.
  Wir bieten Preisstaffelungen basierend auf der Menge oder dem Gewicht der Akten an.

2. Art der Vernichtung:
- Interne Aktenvernichtung: Der Einsatz eines eigenen Aktenvernichters kann kostengünstig sein, jedoch sind die Anschaffung und Wartung des Geräts   zu berücksichtigen.
 - Externe Dienstleister: Professionelle Aktenvernichtungsunternehmen bieten verschiedene Services, von einmaligen Aktionen bis zu regelmäßigen Abholungen.

3. Sicherheitsstufe:
- Höhere Sicherheitsstufen (z.B. P-5 bis P-7) sind teurer, bieten jedoch eine sicherere Vernichtung.
- Die Wahl der Sicherheitsstufe sollte sich nach der Sensibilität der zu vernichtenden Daten richten.

4. Transport und Logistik:
- Die Kosten können steigen, wenn der Dienstleister die Akten abholen muss.
- Wir bieten auch die Möglichkeit an, die Akten selbst zu bringen, was die Kosten senken kann.

Durchschnittliche Kosten:

Interne Aktenvernichter:

Die Preise für Aktenvernichter variieren stark, beginnen jedoch bei etwa 50 Euro für einfache Modelle und können mehrere hundert Euro für Geräte mit hoher Sicherheitsstufe betragen.

Externe Dienstleistung:

Die Kosten können je nach Art und Umfang der Dienstleistung variieren:
- Einmalige Vernichtung: Preise beginnen oft bei etwa 5 bis 10 Euro pro Karton oder 0,10 € bis 0,50 pro Kilogramm.
-Regelmäßige Dienstleistungen: Monatliche Abholungen können zwischen 25 und 50 Euro pro Abholung kosten, abhängig von der Menge und der Häufigkeit.

Tipps zur Kostensenkung:

Planen Sie vorausschauend: Eine regelmäßige Entsorgung kann kosteneffizienter sein als einmalige Großaktionen.
Mengenrabatte nutzen: Wir bieten Rabatte für größere Mengen oder langfristige Verträge an.
Sicherheitsbedürfnisse abwägen: Wählen Sie die passende Sicherheitsstufe entsprechend der Sensibilität Ihrer Daten.

Wir bieten unsere Transport und Entsorgungsleistung für folgende Städte an:

Chemnitz, Augustusburg, Brand-Erbisdorf, Burgstädt, Döbeln, Flöha, Frankenberg/Sa. , Frauenstein, Freiberg, Geringswalde, Geithain, Großschirma, Hainichen, Hartha, Leisnig, Lunzenau, Mittweida, Oederan, Penig, Rochlitz, Roßwein, Sayda, Waldheim, ...

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